Règlements
Courses cowboys extrêmes - Règlements généraux
Préparé par L'Association des Cowboys Extrêmes du Québec (ACEQ)
Les courses de cowboys extrêmes représentent un sport équestre excitant avec de multiples facettes mettant en valeur autant le cheval que son cavalier alors qu'ils exécutent une série d'obstacles et de manœuvres qui démontrent de façon spectaculaire leurs talents équestres combinés par l'efficacité de l'exécution du parcours. La sécurité des participants et des chevaux est toujours prioritaire. La Extreme Cowboy Association (EXCA) est la SEULE association fournissant les règlements officiels et lignes directrices pour le sport. Le livre des règlements est disponible maintenant en français et en anglais aux liens suivants :
CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1. La dénomination sociale de la personne morale est : « L'Association des Cowboys Extrêmes du Québec (ACEQ) ».
2. Le siège social de la personne morale se trouve à Disraeli.
3. Le territoire dans lequel la personne morale exerce ses activités couvre la province du Québec en entier.
4. Les buts de la personne morale sont :
a. de grouper toutes les personnes intéressées au sport équin de la province du Québec.
b. de promouvoir le sport et l'activité physique en général et sans limites, afin de promouvoir en particulier le sport équestre.
c. de fournir à ses membres et à ses invités des services de toute nature en relation avec les buts de la personne morale.
d. d'amasser de l'argents par voie de souscription publique ou de toute autre manière légale et à l'exclusion de tout profit pour les membres de la corporation.
5. La personne morale existe depuis le 9 décembre 1981, soit depuis la date d'émission des lettres patentes.
CHAPITRE 2 : MEMBRES
6. Toute personne sans aucune discrimination peut devenir membre honoraire.
7. Tous les membres ont le même statut sans catégorie.
8. Membres ACEQ
a. La cotisation annuelle par adulte (18+) est de trente-cinq dollars (35$), vingt dollars ($20) pour les enfants de moins de 18 ans ou de cinquante dollars (50$) pour une cotisation familiale (incluant 2 adultes et 2 enfants (7 à 17 ans); chaque enfant additionnel est à un coût de dix dollars (10$). [décision AGA 2022]
b. Tous les membres ACEQ doivent fournir une preuve d'assurance Cheval Québec ou une assurance reconnue par Canada Équestre.
Cette cotisation a été adoptée à l'unanimité par le conseil des directeurs et ne peut être changée qu'à la fin de l'année en cours. La carte de membre est obligatoire pour assister aux assemblées générales.
9.1. Suspension et expulsion
Sera exclue ou suspendue :
a. Toute personne susceptible de causer volontaire désordre ou accident.
b. Toute personne travaillant contre les buts de l'Association.
c. Toute personne manquant de respect envers un juge, organisateur, responsable d'activité ou bénévole.
d. Toute personne maltraitant son cheval dans les activités organisées par l'Association (conformément au projet de loi 54 pour le bien-être et la protection des animaux au Québec ainsi qu'au code de pratiques pour le soin et la manipulation des équidés par Canada Hippique).
9.2. Sanction en cas de non-respect aux règlements
a. Un membre qui se comporte d'une manière considérée préjudiciable au bon renom et aux intérêts de l'équitation et/ou du sport équestre, est passible de suspension ou d'expulsion.
b. Selon la gravité des actes fautifs, le membre se verra envoyer une réprimande sévère, par lettre, lui mentionnant qu'il est suspendu jusqu'à la réunion suivante des administrateurs où il sera invité à justifier ses actes. Après avoir entendu la personne impliquée, les administrateurs prendront les décisions qui s'imposent.
c. Pour toute suspension ou expulsion d'une personne, la majorité des administrateurs de l'Association doivent être pour la suspension ou l'expulsion. La réintégration de la personne fautive dépendra entièrement des administrateurs de l'Association.
CHAPITRE 3 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
10. L'assemblée générale annuelle se tiendra en automne avant la fin d'année fiscale. L'avis de convocation doit être envoyé par courrier électronique aux membres de 2 à 4 semaines avant la tenue de ladite assemblée, et ce, par le conseil des directeurs.
11. Un membre peut demander par écrit au conseil de tenir un conseil des directeurs afin de discuter d'un ou plusieurs points à caractère urgent. Le conseil des directeurs sera par la suite en mesure de formuler les décisions prises au membre demandant dans un délai de trente jours (30).
12. Le mode de convocation pour les demandes spéciales au conseil des directeurs se décrit comme suit :
i. Publication sur le site Web de l'Association.
ii. Publication sur la page Facebook de l'Association.
iii. Courrier électronique à tous les membres.
13. Une assemblée générale aura lieu chaque année. L'ajout de tout sujet particulier à l'ordre du jour par les membres devra être envoyé directement au président un minimum de 2 semaines avant la date d'assemblée.
14.
a. La modalité de vote se fera par vote secret et permettra le vote par internet pour favoriser la participation de tous les membres actifs.
b. Tout membre de l'année qui commence a droit de vote.
c. Le droit de vote est ouvert à tous les membres, peu importe l'âge, avec carte d'identité.
d. Une carte familiale donne droit à un maximum de deux (2) votes, soit l'équivalent de deux (2) cartes individuelles.
15. L'ordre du jour de l'assemblée doit comprendre :
1. Ouverture de l'assemblée.
2. Constatation de la régularité de l'avis de convocation.
3. Vérification des présences et du quorum.
4. Lecture et adoption de l'ordre du jour.
5. Adoption du procès-verbal de l'année précédente.
6. Rapport du président.
7. Présentation du rapport des activités.
8. Présentation du rapport financier.
9. Vérification à la demande générale.
10. Projections.
11. Ratification des règlements généraux.
12. Nomination d'un(e) président(e) et d'un(e) secrétaire d'élection.
13. Élection des directeurs.
14. Varia.
15. Levée de l'assemblée.
16. Procédures à suivre pour l'élection des membres du comité provincial
a. Une personne est éligible à la direction que si elle est membre en règle de l'année qui commence.
b. Les candidatures doivent être reçu sur une base volontaire selon le formulaire de mise en candidature.
c. Les mandats sont d'une durée de deux ans. L'attribution des postes de président et de vice-président se fera à l'entente entre les membres du nouveau comité.
d. Le vote terminé, les résultats seront afficher sur nos plusieurs plateformes, tel que notre site Web, notre Facebook ou autres.
CHAPITRE 4 : CONSEIL D'ADMINISTRATION
17. Le conseil d'administration sera formé d'un président, d'un vice-président, d'un secrétaire, d'un trésorier et de 1 à 3 directeurs élus lors de l'assemblée générale annuelle.
18. Le mode de convocation pour le conseil d'administration est par courrier électronique ou messagerie privée. La fréquence et le lieu sont laissés à la discrétion du conseil d'administration.
19. Pour qu'il y ait quorum du conseil d'administration lors d'une assemblée ordinaire, un minimum de 51% est exigé pour que la réunion soit décisionnelle.
20. Lors d'une réunion, la votation se fait par vote ouvert, soit à main levée et si au téléphone, par l'utilisation des mots « accord » et « refus ».
21. Les situations qui font qu'un poste devient vacant sont : la fin du mandat, la démission d'un directeur, l'expulsion d'un directeur ou le décès de ce dernier.
22. Pouvoirs et obligations : le conseil d'administration a tous les droits et pouvoirs qui lui sont nécessaires pour atteindre les buts de l'Association.
22.1. Pouvoirs : cependant, ces pouvoirs ne doivent pas excéder les limites prévues :
a. par les lois qui s'appliquent sur les compagnies, code civil, etc.
b. par les lettres patentes.
c. par les règlements généraux.
La corporation, par le biais du conseil d'administration, peut entre autres,
- posséder, acheter,
- louer des biens immobiliers et mobiliers.
- vendre,
- construire,
- acheter des billets à ordre,
- endosser,
- faire des prêts,
- s'enrichir,
- se faire connaître par tout mode légal de publicité,
- plaider,
- contracter,
- s'obliger, obliger les autres,
- demander à l'Inspecteur général de modifier ses pouvoirs.
Le conseil d'administration a le droit et pouvoir de suspension ou d'expulsion ou de réintégration vis-à-vis un membre, selon l'article 9 des règlements généraux.
22.2. Obligations : le conseil d'administration, au nom de la personne morale, doit se conformer :
1. aux dispositions des lois qui s'appliquent,
2. aux dispositions des lettres patentes,
3. en tout point aux règlements généraux acceptés par les membres.
Ce qui signifie notamment :
a. d'utiliser le nom de la personne morale pour tout acte, contrat ou engagement,
b. de tenir une assemblée annuelle des membres où doit être présenté un rapport des opérations et un bilan de la situation financière, de produire certains livres et registres tels : des membres, des directeurs, de la comptabilité, des procès-verbaux, des règlements généraux et de l'acte constitutif,
c. de produire certains rapports tels : prospectus, rapport annuel, rapport exigé à l'occasion par l'Inspecteur général,
d. de demander l'approbation de l'Inspecteur général pour tout changement aux lettres patentes.
Le conseil d'administration a le devoir et l'obligation d'expulser ou suspendre un membre selon l'article 9 des règlements généraux.
CHAPITRE 5 : COMITÉ EXÉCUTIF
23. Composition : le comité exécutif et les postes d'officiers sont : le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier ainsi que les directeurs.
Des postes de collaborateurs spéciaux peuvent être admis à la composition de façon illimitée. Ils doivent être approuvés par le comité exécutif provincial et n'ont pas de pouvoir décisionnel; leurs recommandations sont toutefois bienvenues.
24. Les fonctions des officiers
Le président :
Il veille à ce que tous les comités fonctionnent comme il se doit et que chaque membre de l'exécutif remplit la tâche qui lui a été confiée. Il rédigera l'ordre du jour des réunions et des assemblées générales avec l'aide du secrétaire d'association. Il dirige les débats, maintient l'ordre et applique les procédures nécessaires au déroulement de l'assemblée (propositions, discussion, votes, amendements, etc.). Le président peut avoir un vote prépondérant en cas d'égalité des voix. Sa présence et/ou celle du vice-président est requise lors de réunions du comité provincial. Sa présence n'est pas requise lors des réunions régionales.
Le vice-président :
Il remplace le président en son absence et assume alors tous les pouvoirs et devoirs d'office. Il doit exercer également une surveillance étroite sur tous les comités au bénéfice de l'association. Il informe le conseil d'administration et s'occupe d'y faire suite à l'avantage de l'association. Il s'occupe de produire certains rapports (prospectus, rapport annuel, rapports spéciaux). Sa présence et/ou celle du président est requise lors de réunions du comité provincial. Sa présence n'est pas requise lors des réunions régionales.
Le secrétaire :
- Il rédige un procès-verbal pour tout type d'assemblée ou réunion.
- Il rédige l'ordre du jour d'une assemblée générale ou d'une réunion avec le président.
- Il convoque les directeurs à chacune des assemblées ou réunions.
- Il est responsable de la perception et de la distribution des cartes de membres.
- Il répond aux demandes générales des membres.
- Il distribue les offres de commandites aux directeurs régionaux concernés.
Le trésorier :
- Il tient à jour certains livres (liste des directeurs, procès-verbaux, règlements généraux et de l'acte constitutif).
- Il s'occupe des affaires bancaires et des contrats.
- Il tient un livre comptable et rédige également un rapport financier complet à la fin de l'année.
25. Un membre du conseil qui manque plus de trois (3) assemblées ordinaires consécutives, sans motif valable, devra démissionner de son poste.
26. Suite à la démission d'un directeur, les directeurs en poste nomment un remplaçant volontaire à ce poste vacant pour l'année en cours.
27. L'avis de convocation pour le comité exécutif se fera par courrier électronique au minimum quarante-huit (48) heures avant la tenue de la réunion.
28. Le nombre d'officiers présents pour qu'une réunion du conseil soit décisionnelle doit représenter 51% du conseil et ceci pour des décisions mineures.
29. Les officiers ne peuvent être rémunérés qu'en fonction des frais de représentation au nom de la personne morale. Les postes de secrétaire ou trésorier peuvent être sujets à rémunération selon l'évolution et les besoins de l'association.
30. Pouvoir et devoirs du conseil d'administration
a. Il a le pouvoir de fixer le montant de la cotisation annuelle et cela, dès le début du règne.
b. Il a le pouvoir de destituer ou exiger la démission d'un directeur si les absences se font sentir ou encore si d'autres sont constamment obligés d'accomplir ses tâches (article 26).
CHAPITRE 6 : DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES
31. La formation et le nombre de comités qui doivent opérer durant le terme d'un exécutif sont laissés à la discrétion des membres du conseil d'administration.
32. Courses de cowboys extrêmes :
Il est suggéré de suivre les consignes de sécurité de Canada Hippique et de Cheval Québec et de suivre le livre de règlements de l'EXCA et de l'ACEQ en ce qui concerne les concours de « Courses Cowboys ».
33. Le test de sang « Coggins » (copie originale) et la vaccination Rhino-Influenza sont obligatoire pour toutes les activités organisées par l'Association et cette dernière se réserve le droit de refuser tout cheval n'ayant pas ce test de l'année en cours. Dans le cas des événements sanctionnés par l'ACEQ (ex. cliniques, compétitions) - il est fortement recommandé de demander le coggins à leur participants. La responsabilité d'exiger le test coggins lors de ces événements revient entièrement aux organisateurs.
Les membres ont la responsabilité de ne pas apporter un cheval déclaré comme malade ou symptomatique de toute maladie contagieuse sur le site des concours ACEQ lorsqu'ils en sont conscients et/ou sur avis vétérinaire (p. ex. : gourme, herpès, etc.). Dans le doute, ils doivent s'abstenir.
Lorsque les règlements sur l'antidopage et l'utilisation de drogues interdites seront publiés par Cheval Québec, l'ACEQ endossera les mêmes règlements.
34. Tout membre de l'Association renonce au droit de réclamer toute indemnité pour tout dommage subi sur la propriété de toute personne ou sur tout terrain utilisé pour les activités de l'Association.
35. Disposition financière : la date de fin d'exercice est le 31 décembre de l'année en cours.
36. Amendement : toute modification aux règlements généraux doit faire l'objet d'une ratification par les membres lors d'une assemblée générale.
37. Dissolution : advenant la dissolution de la personne morale, après un délai de deux ans (2), les biens de celle-ci seront dévolus à une ou des corporations exerçant une activité analogue par le biais de Cheval Québec.
Ces biens devront être donnés dans notre région. Si aucun club n'est intéressé à ces biens, ils pourront être donnés à d'autres clubs à la discrétion de Québec à Cheval. Voir la liste des biens et description en Annexe A.
CHAPITRE 7 : COMPÉTITIONS & REMISE DE PRIX
38.
a. Cumulatif des points (en révision)
Compétition Bronze : Les points des compétitions Bronze comptent simples. (sans bourse)
Compétition Argent : Les points des compétitions Argent comptent simples. (avec bourses)
Les pointages obtenus lors des courses seront transmis au registre général régional et provincial de l'ACEQ.
Classement régional (changement au procès-verbal du 10 janvier 16)
- Les points sont cumulés avec les meilleurs résultats de 51 % des compétitions d'une même région.
Finale provinciale (procès-verbal du 10 janvier 16)
- Le cumulatif se fait selon les 5 meilleurs pointages obtenus lors de compétitions à travers la province, toutes régions confondues. Un cavalier peut effectuer plus de 5 compétitions dans sa saison, le calcul sera basé sur les 5 meilleures performances.
Les points sont cumulés par équipe cavalier/cheval. Le cavalier devra conserver le même cheval avec lequel il cumule des points dans une catégorie donnée durant toute la saison pour obtenir son classement précis. Advenant l'arrêt d'un cheval aux compétitions dû à une blessure, le cavalier ne peut le remplacer par un autre cheval pour continuer à cumuler ses points. Il peut obtenir de nouveaux pointages avec une nouvelle monture et les points seront cumulés comme une nouvelle équipe, sans historique précédent. Advenant le décès du cheval, le cavalier pourra continuer le cumulatif de ses points avec un autre cheval en présentant une preuve de décès dudit cheval.
b. Attribution des rubans et bourses
Compétition Bronze et Argent
Des rubans sont distribués aux 7 premières positions, peu importe le nombre de participants dans la catégorie. Le pointage obtenu lors de ces courses compte simple et est transmis au registre général régional et provincial de l'ACEQ.